Microsoft Planner належить до набору програм Office365. Це програма для планування, яку команди та окремі особи можуть використовувати для створення планів, призначення завдань, спілкування, співпраці та обміну документами, серед іншого. Завдання можна створювати та конфігурувати певним чином з урахуванням потреб команди. Процес досить простий, проте багато людей мають із цим проблеми.
Насправді оновлення прогресу завдань у Планувальнику може бути настільки ж простим, як і моніторинг прогресу завдань, призначених кожній людині через певні проміжки часу. Однак диявол криється в подробицях, і деякі люди, здається, не можуть цього зрозуміти. Якщо ви знаходитесь у цьому човні, цей посібник для вас. Наприкінці цього посібника ви дізнаєтесь, як керувати прогресом завдань у Microsoft Planner.
Як налаштувати Microsoft Planner
Microsoft Planner - це віртуальний інструмент управління завданнями в наборі Office 365. Це забезпечує простий спосіб співпраці команд, планування та моніторинг завдань. Користувачі також можуть оновлювати статус завдання та обмінюватися інформацією про завдання для більш безперебійної координації проекту.
У Планувальнику ви можете розбити великий проект на більш дрібні завдання, з графіком для кожного завдання, які в сукупності складають тривалість певного плану. У міру того, як над завданнями працюють, ви можете змінити їх статус із «Не розпочато» на «Виконується» і нарешті на «Виконано». Ви навіть можете створити додаткові завдання, якщо це потрібно.
Планувальник містить безліч шаблонів, які дозволяють швидко переходити до завдань та проектів, тим самим заощаджуючи багато часу. Потрібно лише переконатися, що шаблони відповідають завданням вашої команди, і, якщо потрібно, уточнити їх, і ви можете переходити до роботи.
Для початку потрібно увійти у свій обліковий запис Office 365. Перейдіть на сторінку Планувальника в Office 365 і введіть свої дані користувача. Увійшовши, натисніть Планувальник на вкладці Домашня сторінка, щоб завантажити інтерфейс Microsoft Planner.
Тут у вас є три способи продовжити. Якщо ви вже створили плани, виберіть найбільш часто використовувані, натиснувши “Улюблені плани”. Якщо ви хочете переглянути всі свої плани, натисніть «Усі плани». Однак, якщо ви хочете створити новий план з нуля, натисніть опцію Нові плани.
У вікні Створити новий план введіть у даному полі назву плану. Краще використовувати ім’я, яке стисло відображає мету плану. У розділі "Хто може переглянути цей план?" групі, виберіть "Моя організація", щоб зробити її доступною для всіх у вашій команді, і "Тільки ті люди, яких я додаю", щоб обмежити перегляд дозволеним доступом. Не забудьте додати опис плану та виберіть, чи автоматично додавати нових учасників до повідомлень електронною поштою.
Закінчивши всю конфігурацію, ви зможете нарешті натиснути кнопку Створити план. Створивши план, ви можете продовжувати додавати завдання.
Для початку відкрийте Microsoft Planner, виберіть свій план і натисніть кнопку + або Додати завдання. Тут ви повинні назвати своє завдання. У полі «Введіть назву завдання» введіть назву завдання. Далі виберіть термін. Нарешті, доручіть завдання команді або окремому співробітнику.
Після цього натисніть кнопку Додати завдання, щоб створити завдання. Ви можете створити кілька завдань таким чином і призначити їх різним людям.
Як оновити хід виконання завдання в Microsoft Planner
Хід виконання завдання в Microsoft Planner розділений на три компоненти, кожен із яких відображає, наскільки далеко зайшло завдання.
Не розпочато.
Призначається до завдання, яке не розпочалось або яке нікому не було доручено. Він також може отримати ярлик, якщо дата початку завдання ще в майбутньому.
В процесі.
Ця мітка присвоюється виконуваним завданням. Не має значення, який відсоток виконаного завдання. Планувальник Microsoft має лише одну позначку, щоб позначити всі поточні завдання, незалежно від рівня виконання.
Завершено. Ця мітка присвоюється завданням, які були виконані.
Таким чином, оновлення прогресу завдання полягає у переключенні між цими мітками для кожного створеного завдання, якщо це доречно.
Як вручну оновити хід виконання завдання в Microsoft Planner
Є кілька способів оновити хід виконання завдань у Microsoft Planner.
Зверніть увагу, що кожен етап прогресу представлений піктограмою.
Не розпочато.
Пусте коло.
В процесі.
Напівкольорове коло.
Завершено.
Повнокольорове коло з галочкою посередині.
Групи> Прогрес
- Перейдіть до Групи та виберіть завдання.
- Клацніть стрілку спадного меню Прогрес.
- Виберіть потрібний варіант.
Наприклад, якщо завдання виконано, виберіть Завершено зі спадного списку Прогрес.
Вибір символів
Кожне завдання має символ, який відображає його прогрес. Виконані завдання мають символ повного кола з галочкою посередині, а ті, що виконуються, мають символ напівповного кола.
Виберіть символ поруч із завданням, щоб відкрити панель вибору прогресу та вибрати інший стан прогресу.
Вибір завдання
Це ще один спосіб змінити стан виконання завдання. Просто виберіть завдання, щоб відкрити область вибору прогресу. Оновіть прогрес виконання завдання звідти.
Як використовувати Планувальник із командами Microsoft для управління завданнями
Оскільки створення нового плану автоматично створює нову групу Office 365, ви можете співпрацювати, використовуючи завдання Планувальника, з іншими підключеними програмами сімейства Office 365, такими як OneDrive та Outlook.
Ви також можете використовувати Планувальник із Microsoft Teams для управління створеними завданнями. Ви можете співпрацювати над завданнями за допомогою Планувальника або додаючи одну або кілька вкладок Планувальника до каналу Teams.
Ось як створити канал планувальника в Microsoft Teams:
- Відкрийте Teams і виберіть канал. На каналі натисніть кнопку +.
- Знайдіть і виберіть Планувальник.
- Створіть план із правильними деталями та збережіть його. Ви також можете вибрати вже існуючі плани.
Процес додавання завдання, присвоєння та оновлення його такий самий, як описано вище.
Планувальник Microsoft використовується для створення невеликих завдань, які разом укладаються в більший план для співпраці команди. Знання того, як оновити прогрес від ініціації до завершення, а також співпрацювати на такій платформі, як Microsoft Teams, може підвищити як індивідуальну продуктивність, так і роботу в команді в організації.
Однак, якщо ваш ПК млявий, це може негативно вплинути на операції та зробити повільну співпрацю у хмарі. Ви можете використовувати Auslogics BoostSpeed, щоб усунути проблеми зі зменшенням швидкості та непотрібні Інтернет-файли та зробити ваш досвід більш гладким.