Якщо ви налаштуєте Outlook на отримання електронної пошти та керування нею для кількох облікових записів, а також увімкнете попередження на робочому столі для нових електронних листів, ви завжди отримуватимете сповіщення, коли надходять нові електронні листи - і не буде важливо, чи є нові електронні листи важливими повідомленнями чи ні. Тому, наприклад, якщо ви керуєте приватним та діловим обліковим записом електронної пошти в Outlook, вам має сенс надати пріоритет повідомленням для одного облікового запису перед повідомленнями для іншого.
У цьому посібнику ми маємо намір показати вам, як обмежити сповіщення Outlook лише важливими електронними листами в Windows 10. Наприклад, якщо ви використовуєте особисту електронну пошту для отримання реклами та розсилок, тоді ви можете доручити Outlook припинити відображати попередження на робочому столі для цього облікового запису оскільки повідомлення просто не так важливі.
Як керувати сповіщеннями Outlook на настільному комп’ютері
Чесно кажучи, постійний потік повідомлень електронною поштою може порушити хід думок. Якщо ви не хочете вимикати сповіщення про всі нові електронні листи в Outlook, особливо якщо вам потрібно продовжувати бачити важливі робочі / ділові повідомлення, як тільки вони надходять, тоді ви можете налаштувати Outlook, щоб повідомляти вас лише про важливі електронні листи.
Майже для будь-якої ситуації існують корисні процедури, якими ви можете скористатися, щоб змусити Outlook поводитися належним чином (так, як ви хочете).
Як вимкнути сповіщення про нову пошту:
Якщо ви втомилися бачити нові повідомлення і взагалі не хочете отримувати сповіщення, тоді ви можете відключити нові сповіщення про пошту. Однак цей крок тут надзвичайний, і ми не рекомендуємо його робити.
- Ось інструкції, які потрібно пройти, щоб вимкнути сповіщення про нові повідомлення:
- Спочатку потрібно відкрити або запустити програму Outlook на комп’ютері.
- Якщо припустити, що вікно Outlook тепер знаходиться на екрані вашого ПК, ви повинні натиснути меню Файл.
- Зі списку натисніть на Параметри.
- На екрані Параметри потрібно перевірити список на лівій панелі, а потім натиснути на Пошта.
Зараз ви перейдете на вкладку Пошта.
- Тепер вам потрібно знайти розділ Повідомлення про надходження повідомлень (якщо потрібно, прокрутіть вниз).
- Після того, як ви побачите параметр Відобразити сповіщення робочого столу, потрібно встановити прапорець, щоб вимкнути його.
- Тепер ви повинні натиснути кнопку OK, щоб підтвердити те, і повернутися на головний екран Outlook.
Якщо ви все зробили правильно, Outlook візьме до уваги нову конфігурацію та перестане сповіщати вас про нові електронні листи.
- Як вимкнути сповіщення для певного облікового запису електронної пошти; як активувати сповіщення для всіх облікових записів електронної пошти, крім одного:
Якщо ви хочете, щоб Outlook перестав сповіщати вас про нові електронні листи в певному обліковому записі електронної пошти (скажімо, вашу приватну електронну адресу, наприклад), тоді процедура тут для вас.
Дотримуйтесь цих вказівок, щоб налаштувати Outlook, щоб припинити показ сповіщень для певного облікового запису електронної пошти (одночасно дозволяючи сповіщення для інших облікових записів):
- Спочатку потрібно запустити або відкрити програму Outlook на ПК.
- Коли на вашому екрані з’явиться вікно Outlook, ви повинні подивитися на його верхній лівий кут, а потім натиснути на Файл.
- Зі списку, що з’явиться, ви повинні натиснути Керування правилами та сповіщеннями.
- Тепер потрібно натиснути Нові правила.
Outlook відкриє вікно Майстра правил.
- Тут ви повинні натиснути Застосувати правило щодо повідомлень, які я отримав (один із шаблонів).
- Тепер ви повинні перейти до умови. Натисніть Далі.
Outlook зараз виведе ще одне запит.
- Ще раз натисніть кнопку Так, щоб продовжити виконання завдання.
- Тепер, у списку Дій, ви повинні натиснути кнопку Показувати сповіщення робочого столу.
- Натисніть Далі.
- Тепер потрібно вибрати або вказати виняток. Виберіть "За винятком" за вказаним рахунком.
- Тут ви повинні перевірити нижню частину вікна та натиснути на вказане посилання.
- І нарешті, ви повинні натиснути Готово, щоб підтвердити речі та активувати нове правило, яке ви щойно створили.
- Як увімкнути сповіщення лише для певних облікових записів електронної пошти:
Якщо ви хочете, щоб Outlook надсилав сповіщення для певних облікових записів електронної пошти - тих, які ви вважаєте найважливішими, - тоді ви можете налаштувати поштовий клієнт саме так. Якщо ви хочете бачити сповіщення лише для двох або більше облікових записів, тоді ця процедура призначена для вас.
Пройдіть ці кроки, щоб доручити Outlook відображати сповіщення лише для певних облікових записів:
- По-перше, вам потрібно запустити або запустити програму Outlook на комп’ютері.
- Після того, як з’явиться вікно програми Outlook, вам потрібно перевірити її верхній лівий кут, а потім клацнути на Файл.
- Тепер у меню, яке з’явиться, ви повинні натиснути на Нові правила.
Outlook запустить вікно Майстра правил.
- Натисніть на Застосувати правило для повідомлень, які я отримую, щоб продовжити.
- Тепер, припускаючи, що ви перебуваєте в розділі Умова, ви повинні вибрати параметр Наскрізний рахунок.
- Тут, у нижній частині вікна, ви повинні натиснути на вказане посилання.
- Тепер ви повинні вибрати облікові записи, для яких ви хочете бачити сповіщення.
- Натисніть Далі.
- Тепер потрібно вибрати дію Відобразити попередження робочого столу.
- І нарешті, щоб підтвердити речі та увімкнути створене вами правило, потрібно натиснути кнопку Готово.
Якщо ви все зробили правильно, тоді ви отримуватимете сповіщення лише про вказані вами облікові записи електронної пошти (і більше нічого).
- Як отримувати сповіщення Outlook лише про важливі електронні листи; як отримувати сповіщення електронною поштою, коли бере участь конкретний відправник:
Тут ми маємо намір показати вам, як ви можете позначити електронне повідомлення від конкретного відправника як важливе, та налаштувати Outlook, щоб відображати лише сповіщення про повідомлення від цього відправника. Запропонована установка корисна, якщо ви не хочете турбуватися електронною поштою від інших відправників або поштових скриньок.
Дотримуйтесь цих вказівок, щоб змусити Outlook попереджати вас лише тоді, коли надходить повідомлення від конкретного відправника:
- По-перше, вам потрібно запустити або відкрити програму Outlook на комп’ютері.
- Після того, як з’явиться вікно Outlook, потрібно перейти до його верхнього лівого кута, а потім клацнути на Файл.
- У меню, розташованому біля лівого кута вікна, потрібно натиснути на Параметри.
- Якщо припустити, що ви перебуваєте на екрані параметрів Outlook, ви повинні перевірити список поблизу лівої панелі, а потім натиснути на Пошта.
- Тепер ви повинні знайти розділ Прибуття повідомлень. Там вам доведеться скасувати вибір усіх параметрів (при необхідності клацніть на їх прапорці).
- Натисніть кнопку ОК (біля нижньої частини вікна).
Тепер потрібно перейти до створення правила для важливих електронних листів від конкретного відправника. Виконайте наступні інструкції:
- Припускаючи, що ви перебуваєте у вікні програми Outlook, ви повинні натиснути на Правила (біля верхньої частини екрана).
- Зі списку, що з’явиться, потрібно натиснути Керування правилами та сповіщеннями.
Outlook відкриє діалогове вікно "Правила та попередження" вже зараз.
- Якщо припустити, що ви перебуваєте на вкладці Правила електронної пошти (за замовчуванням), вам потрібно натиснути кнопку Нове правило.
Зараз відкриється діалогове вікно Майстра правил.
- Клацніть на поле для відтворення звуку, коли я отримую повідомлення від когось - якщо ви хочете цю функцію. Виберіть поле шаблону.
- Тепер потрібно натиснути на посилання "люди або громадська група". Тут ви повинні вибрати відправника, чиї електронні листи ви хочете позначити як важливі.
- Клацніть на "відтворити звук". Тут вам потрібно вибрати звук, який вам більше подобається чи потрібен.
- І нарешті, вам потрібно натиснути кнопку Готово.
Якщо ви повернетеся до діалогового вікна «Правила та попередження», ви повинні натиснути там кнопку «ОК» (щоб зберегти щойно створене правило).
Тепер, якщо ви правильно виконали наведені вище дії, ви отримуватимете сповіщення лише про повідомлення від позначеного відправника, і зазначений звук буде відтворюватися.
- Як отримувати сповіщення лише про важливі повідомлення; як отримувати сповіщення електронною поштою лише тоді, коли йдеться про певну тему:
Якщо ви хочете, щоб Outlook відображав сповіщення про важливі електронні листи на основі певної теми, тоді ви можете налаштувати поштовий клієнт робити саме це. Тут ми маємо намір показати вам, як позначити певні електронні листи важливими на основі відомої теми, а також змусити Outlook брати до уваги речі.
Дотримуйтесь цих інструкцій, щоб змусити Outlook показувати сповіщення про нові електронні листи на основі певної теми:
- По-перше, вам потрібно запустити або запустити програму Outlook на комп’ютері.
- Після того, як з’явиться вікно Outlook, ви повинні переглянути його лівий верхній кут, а потім натиснути на Файл.
- Перевірте меню біля лівого кута вікна, а потім натисніть Параметри.
- Після появи екрана Параметри Outlook потрібно перевірити список поблизу лівої панелі та натиснути на Пошта.
- Тепер ви повинні знайти розділ Прибуття повідомлень. Там вам доведеться скасувати вибір усіх параметрів (натисніть на їх прапорці - якщо вам потрібно видалити позначки).
- Натисніть кнопку ОК (внизу вікна).
На цьому етапі ви повинні перейти до створення нового правила, яке визначає певні електронні листи - на основі теми - як важливі повідомлення, для яких повинні відображатися сповіщення. Виконайте наступні кроки:
- Тут, припускаючи, що ви повернулися на головний екран Outlook, ви повинні натиснути на Правила (параметр, розташований у верхній частині екрана).
- Зі списку, що з’явиться, потрібно натиснути на Керування правилами та сповіщеннями.
Зараз відкриється діалогове вікно Правила та попередження.
- На вкладці Правила електронної пошти потрібно натиснути кнопку Нове правило.
Outlook відкриє діалогове вікно Майстра правил або вікно.
- У розділі Почати з порожнього правила потрібно натиснути Застосувати правило до повідомлень, які я отримую.
- Тепер потрібно натиснути кнопку Далі.
- Припускаючи, що ви перебуваєте у другому діалоговому вікні або вікні Майстра правил, ви повинні зробити це:
- Клацніть на поле З певними словами в темі (для вибору цього параметра).
- Клацніть на поле для конкретних слів (щоб вибрати цей параметр).
- Тепер ви повинні заповнити діалогове вікно "Текст пошуку" конкретними словами або фразами для теми електронної пошти.
- Натисніть кнопку Додати, а потім натисніть кнопку ОК, щоб підтвердити речі.
- Клацніть на кнопку Далі.
Тут, припускаючи, що ви перебуваєте у третьому діалоговому вікні або вікні Майстра правил, ви повинні натиснути на поле Відтворити звук (щоб вибрати цей параметр).
- У кроці 2 ви повинні натиснути на звукове посилання.
- І нарешті, ви повинні натиснути кнопку Готово, щоб округлити справи та зберегти свою роботу.
Якщо ви повернетеся до діалогового вікна «Правила та попередження», вам слід натиснути кнопку «ОК».
Ну, якщо ви правильно виконали вищезазначені завдання, тоді Outlook буде показувати попередження та відтворювати звуки лише для нових електронних листів, що містять зазначені слова чи фрази у своїх темах.
- Як редагувати правила в Outlook:
Можливо, ви помітили, що у вищезазначених операціях ми використовували функцію Правила в Outlook, щоб налаштувати поштовий клієнт на певну поведінку. За допомогою правил ви можете доручити Outlook попереджати вас лише про певні листи для певного облікового запису електронної пошти, відображати сповіщення для певних типів повідомлень тощо.
Тут ми маємо намір показати вам, як змінювати правила, видаляти їх або навіть тимчасово вимикати.
Наприклад, якщо ви хочете змусити Outlook відображати діалогове вікно "Сповіщення про нову пошту" замість діалогового вікна "Сповіщення робочого столу", вам потрібно зробити це:
- Спочатку потрібно запустити або запустити Outlook на комп’ютері.
- Після того, як з’явиться вікно Outlook, ви повинні перейти у верхню частину вікна, а потім натиснути на головну (одна з вкладок).
- Навколо розділу «Переміщення» вам потрібно перевірити та натиснути «Правила».
- Зі списку, що з’явиться, потрібно вибрати Керування правилами та сповіщеннями.
Outlook відкриє діалогове вікно Правила та попередження.
- Припускаючи, що ви перебуваєте на вкладці Правила електронної пошти, ви повинні натиснути Змінити правило (щоб переглянути список доступних опцій).
- Клацніть на Змінити налаштування правила.
На цьому етапі на першому екрані діалогового вікна Майстра правил з’явиться список умов, за допомогою яких можна визначити правило для вхідних повідомлень електронної пошти. У попередніх процедурах ми доручили вам зробити певний вибір. Якщо ви хочете внести зміни до правила, над яким ви працюєте зараз, ви повинні зробити це зараз. В іншому випадку - якщо ви не маєте наміру вносити зміни - вам потрібно натиснути кнопку Далі.
Подібним чином ви можете вносити зміни на екран, на якому перелічуються умови, за якими можна визначити правила для вхідних повідомлень. Наприклад, вам потрібно натиснути кнопку Показувати сповіщення робочого столу, щоб вибрати поле для цього параметра, а потім натиснути кнопку Далі, щоб розпочати роботу.
Якщо ви хочете, щоб Outlook відображав сповіщення, які, швидше за все, привернуть вашу увагу, вам слід прокрутити список дій, а потім клацнути поле Відображення конкретного повідомлення у вікні попередження про новий елемент (щоб вибрати цей параметр) .
І якщо ви хочете налаштувати повідомлення, яке відображається під діалоговим вікном або повідомленням нових повідомлень, тоді вам потрібно натиснути певне посилання на повідомлення, яке зазвичай знаходиться під полем для кроку 2. Буде відкрито діалогове вікно або вікно попередження зараз. Тепер вам потрібно заповнити текстове поле в розділі Вкажіть попереджувальне повідомлення, а потім натиснути кнопку OK, щоб зберегти вашу роботу.
Якщо ви хочете ввести нові винятки або видалити вже існуючі винятки, тоді вам потрібно натиснути кнопку Далі. Таким чином ви отримуєте доступ до списку винятків та вносите необхідні зміни.
Наприклад, якщо ви хочете змінити назву правила або змінити інші параметри, які з’являються на останньому екрані діалогового вікна Майстра правил, тоді вам потрібно натиснути кнопку Далі (ще раз на екрані Винятки). Якщо це єдина зміна, яку ви маєте намір внести, тепер ви можете натиснути кнопку Готово (на екрані Дії), щоб підтвердити та зберегти внесені вами зміни.
В кінці завдання діалогове вікно Майстра правил буде автоматично відхилено. Вас, швидше за все, повернуть у діалогове вікно Правила та попередження. Там ви можете натиснути OK, щоб закрити вікно. Якщо ви хочете негайно запустити правило, над яким ви працювали, то натисніть «Запустити правила зараз» (опція у верхній частині вкладки «Правила електронної пошти»).
Тут, припускаючи, що ви знаходитесь у діалоговому вікні «Запустити правила зараз», ви можете натиснути параметр «Вибрати правила» (щоб його вибрати), встановити прапорець біля правила, яке потрібно запустити прямо зараз, а потім натиснути «Запустити зараз». Тепер програма Outlook повинна працювати для запуску правила.
Однак діалогове вікно "Виконати правила зараз" не зникає автоматично. Вам потрібно буде натиснути кнопку Закрити, щоб скасувати його. Подібним чином, ви повинні натиснути OK, щоб закрити діалогове вікно "Правила та попередження". Останній також навряд чи зникне автоматично.
Що ж, якщо ви все зробили правильно, тоді діалогове вікно або повідомлення про нові повідомлення почне відображати своє власне повідомлення у верхній частині.
ПОРАДА:
Оскільки ви приїхали сюди, щоб дізнатись, як забезпечити жорсткий контроль за сповіщеннями про нові електронні листи в Outlook - це означає, що ви не хочете, щоб неважливі сповіщення вас відволікали, - ми можемо впевнено припустити, що продуктивність високо входить до вашого списку пріоритетів. З цієї причини ми рекомендуємо вам отримати Auslogics BoostSpeed.
За допомогою рекомендованої програми ви можете досліджувати та використовувати функції верхнього рівня для діагностики проблем, що впливають на вашу систему, виконувати багаторазові оптимізації та ремонти, а також застосовувати корисні зміни для покращення продуктивності вашого комп’ютера.